Материалы и экспертиза

Регламент общения в копроративном чате (там совсем не как живьем)

При переводе сотрудников на удаленную работу остро встает вопрос о том, как наладить систему коммуникацию между сотрудниками, которые раньше сидели в одном офисе на расстоянии вытянутой руки, а теперь вынуждены работать удалённо. Важно не потерять качество и оперативность решения вопросов.

Есть ряд базовых правил коммуникации, которые делают взаимодействие продуктивным. Ниже список рекомендаций, который стоит использовать как пример, оформить как памятку и разослать сотрудникам. Для примера мы используем инструменты Slack и Google. Замените на свой вариант аналогов, которые вы используете.
Каналы коммуникации
Slack — корпоративный чат, в котором есть открытые и закрытые каналы. Помимо переписки в Slack можно делать аудиозвонки, интегрировать Google календари, облачные хранилища, проводить голосования, делать опросы. Подробнее о Slack и его возможностях можно почитать на сайте производителя софта.

Для себя мы выделили несколько обязательных каналов, в которых состоят все наши сотрудники, а также опциональные, где больше развлекательного или образовательного контента:

  • #all_important — самый важный информационный канал, где мы публикуем объявления, регламенты, анонсы, информацию о новичках и поздравляем сотрудников днем рождения. Этот канал только для новостей важных всем сотрудникам.
  • #sorryiamlate — в этот канал каждый сотрудник обязан писать о том, что он опаздывает, работает из дома (WFH) или отсутствует по болезни или любой другой причине.
  • #wfo — в период карантина, когда многие работают из дома, в этот канал каждый, кто планирует все же прийти в офис, должен сообщить об этом накануне вечером.
  • #vacation — в этот канал сотрудники пишут о датах отпуска или выходных за свой счёт.
  • #general — здесь мы общаемся на общие рабочие и не очень темы, сюда же можно скинуть вопрос или просьбу по работе офиса.
  • #meet_up — отдельный канал про митапы — общекомандные встречи. Там обычно публикуется анонс ближайшего митапа, а также ссылки на видеотрансляции и презентации спикеров.
  • #random — канал для общения на любые нерабочие темы.

Все важные оповещения постим в канал через тег @channel — этот тег отмечает всех, кто есть в канале. Важно не злоупотреблять и использовать его только в том случае, если уверены, что все должны прервать свои дела и отреагировать на ваше сообщение.

Все публичные каналы модерируются по принципу реагирования на запросы сотрудников. У нас нет отдельного человека, который читает чаты, так как мы полагаемся на адекватность и здравомыслие наших людей. Тем не менее — если пост носит оскорбительный характер или противоречит законодательству/моральным нормам, мы его удалим, а с хулиганом проведем первую и последнюю беседу на предмет самоцензуры. Мы все взрослые и воспитанные люди, поэтому нецензурная лексика в публичных каналах недопустима.

Электронная почта. Для внутренних коммуникаций мы используем корпоративную почту Gmail. Все важные оповещения, новости, опросы всегда дублируются на почту.

Google Hangouts — для созвонов и онлайн-конференций на несколько человек рекомендуем использовать это приложение из пакета Google. Это приложение по умолчанию есть в приложениях Google в рабочем аккаунте.

Skype, Zoom — используйте их как дополнительные инструменты для созвона, если что-то пошло не так или вашей команде удобнее общаться через эти сервисы. Не забывайте публиковать ссылку на конференцию в приглашении на встречу через календарь или в общий чат.


ВАЖНО: Убедитесь, что в Slack, в почте и во всех остальных каналах коммуникации у вас полностью заполнен профиль. Поставьте на аватар свое фото, заполните актуальный номер телефона, почту, название должности и проект, в котором вы работаете. Это обязательно.

Как оформить профиль в Slack?

Правильно оформленный профиль помогает удобному общению в Slack, позволяет вам быстро найти коллегу или коллегам вас. Каждому сотруднику следует оформить свой персональный профиль в соответствии со следующими правилами:

  • В качестве аватара установите фотографию, по которой вас можно узнать.
  • Укажите свои имя и фамилию в полях First Name и Last Name.
  • В графе What I do укажите вашу должность.
  • В поле Phone укажите контактный номер телефона.
  • По желанию в поле Birthday укажите дату вашего рождения.
  • По желанию в полях Facebook, Instagram и Skype укажите ссылки на ваши профили на внешних ресурсах.

Потратьте несколько минут и оформите свой профиль правильно. Ваши коллеги будут вам признательны. Ответственными за соблюдение данных правил являются руководители сотрудников.
Корпоративный календарь
Все онлайн- и офлайн-встречи мы ведем в Google Календаре. У каждого сотрудника есть свой календарь, которым он может поделиться с кем угодно внутри компании, но помимо этого у нас есть несколько общедоступных корпоративных календарей, куда мы вносим общие события:

  • Календарь отпусков и командировок — туда вносятся отпуска, выходные за свой счет и командировки сотрудников. Это может сделать каждый самостоятельно или это может делать сотрудник HR, который собирает заявления на отпуск

  • Календарь дней рождений — туда мы вносим дни рождения всех сотрудников, чтобы можно было заранее планировать поздравление

  • Корпоративный календарь — он так и называется. Это календарь корпоративных мероприятий, которые распространяются на всю компанию и куда может прийти любой: митапы, организационные встречи, синки, ретро команд, лекции и т. д.

Права на редактирование общих календарей (отпуска, дни рождения, корп. календарь) есть у ограниченного круга лиц.
Облачные хранилища
Чтобы вся компания могла работать откуда угодно и все документы хранились в одном месте и были доступны из любой точки мира с любого ноутбука, мы используем Google Disk.

Общий диск поделен на общие пространства и пространства для каждой команды отдельно, и доступ к этим папкам ограничен. В общих папках мы храним бланки заявлений, презентации с прошедших мероприятий, фотографии и прочие общедоступные документы, которые могут понадобиться каждому сотруднику.
Видеотрансляции
Если в офисе проводятся какие-то мероприятия, то мы всегда делаем прямую трансляцию на Youtube по закрытой ссылке (доступной только в Slack), чтобы те, кто работают удаленно тоже могли присутствовать на событии. Как вариант для этих же целей можно использовать конференции Zoom. Преимущество Zoom в том, что там слушатели могут онлайн задавать вопросы.
Звонки
Мы всегда звоним с видео. Невербальная часть общения очень важна. C другой стороны, теперь, когда мы далеко, нам важно видеть друг друга.
Адаптируем
ваших сотрудников
Оставьте заявку, мы перезвоним и расскажем, как каждому сотруднику вашей компании получить приложение с информацией о том, как работать удаленно
По вопросам сотрудничества info@naudalenku.ru